gestão de contratos

A tecnologia aliada à gestão de contratos

Por Ana Cláudia Pereira Garcia*

Celebrar contratos faz parte da rotina de uma empresa. Sejam em negociações com clientes, fornecedores ou funcionários, o contrato se faz presente e necessário no mundo corporativo. E fazer o seu gerenciamento é fundamental, pois antecipa riscos, previne litígios e reduz custos.

Mas afinal, o que compreende a gestão de contratos? 

A gestão de contratos nada mais é do que o monitoramento minucioso de todo o ciclo de vida do contrato, ou seja, o gerenciamento de todas as etapas: pré-contratação,  contratação, execução e encerramento. 

Apesar de ser importante, a gestão de contratos normalmente acaba sendo um desafio para a empresa, principalmente, se ela não tiver um fluxo de trabalho definido. Muitas vezes, a gestão fica restrita apenas ao armazenamento físico dos documentos e a falta de cuidado com o passo a passo do contrato (desde a criação até o seu encerramento ou renovação) impede a empresa de fazer um controle eficaz dos prazos. Essa deficiência corporativa acaba gerando renovações indesejadas e, consequentemente, gastos desnecessários.

A boa notícia é que, devido a tecnologia, hoje é possível que empresas de pequeno, médio e grande porte façam o monitoramento de seus contratos de forma eficiente e ágil. Ao longo dos últimos anos, surgiram no mercado diversos softwares voltados à gestão de contratos e os benefícios que estas plataformas trazem para as empresas são diversos, como, por exemplo:

  1. Monitoramento de todo o ciclo do contrato;
  2. Segurança nas informações;
  3. Automação de processos;
  4. Otimização de tempo;
  5. Armazenagem de documentos (GED – Gestão Eletrônica de Documentos);
  6. Desburocratização;
  7. Agilidade;
  8. Diminuição de custos;
  9. Aumento de produtividade;
  10.  Gestão dos riscos;

Quando a gestão de contratos está ligada à tecnologia é possível que todo o ciclo seja realizado de forma eletrônica. Isso porque, além de permitir criar o documento desde o início, a maioria das plataformas também admitem que as partes envolvidas assinem o contrato através da assinatura eletrônica ou digital. Apesar de serem similares no nome, essas duas formas se diferem. Enquanto a assinatura eletrônica utiliza elementos de identificação pessoal como: número do CPF, confirmação por e-mail, palavra-chave, entre outros, a assinatura digital utiliza o certificado digital, ou seja, os métodos criptografados, que são mecanismos de segurança e privacidade, com objetivo de tornar o documento inviolável. Assim, mesmo que as partes envolvidas estejam a milhares de quilômetros de distância é possível assinar o contrato de forma rápida, sem burocracia. 

A gestão de contratos é indispensável em qualquer empresa e não há dúvidas de que a organização que se preocupa com esta prática, além de ter inúmeros benefícios apresenta um diferencial perante aos seus concorrentes, independente do ramo de atuação.  

*Ana Cláudia Pereira Garcia- OAB/PR 72.686- Advogada responsável pela controladoria jurídica do escritório Motta Santos & Vicentini Advogados Associados.

Compartilhar

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on email
Logo Motta Santos e Vicentini

Soluções personalizadas com foco nos objetivos do cliente e na maximização de seus resultados.

Horários

Segunda à Sexta
das 08:30 às 18:00

Telefones

(41) 99961-4247
(41) 3033-6336

Endereço

R. Dr. Roberto Barrozo, 763 – Centro Cívico Curitiba – PR, 80520-070

E-mail

msv@msv.adv.br

© 2019 MottaSantos & Vicentini – Todos direitos reservados. Desenvolvido por 3MIND.